EDI NAD: Implementarea corectă a identificatorilor (GLN, DUNS, CUI, RO e-Factura) în România

Identificatorii corecți în segmentul EDI NAD (Name and Address) sunt esențiali pentru interoperabilitate, reconciliere și conformitate fiscală în România. Odată cu generalizarea RO e-Factura în B2B din iulie 2024 și maturizarea lanțurilor de aprovizionare digitale în retail/FMCG, presiunea pe IT, ERP și consultanța EDI a crescut: GLN pentru locații, DUNS pentru grupuri multinaționale și CUI/VAT pentru fiscalitate trebuie să coexiste coerent în același ecosistem.

Context legislativ și operațional în România (2024–2025)

România a introdus e-Factura prin OUG 120/2021 (inițial B2G), iar Legea 296/2023 a extins raportarea generalizată B2B, cu tranziție ianuarie–iunie 2024 și aplicare efectivă de la 1 iulie 2024. RO e-Factura folosește modelul UBL 2.1 (profil RO_CIUS), transmis prin SPV sau API ANAF, cu validare sintactică și de business. Identificarea fiscală se face pe baza CUI/VAT, ceea ce impune corelarea precisă cu identificatorii operaționali din EDI NAD.

Pe piață, marii retaileri (Carrefour România, Kaufland, Auchan, Mega Image) operează de ani buni pe EDI clasic (ORDERS, DESADV, INVOIC), iar producători ca Coca‑Cola HBC România, Heineken România, Nestlé România sau Mondelez rulează integrări cu acești parteneri. În paralel, ANAF procesează lunar un volum foarte ridicat de e-facturi, iar trecerea la clearance la nivel național accelerează nevoia de mapări fără ambiguități între GLN, DUNS și CUI.

GLN, DUNS, CUI: când și de ce

• GLN (Global Location Number, GS1) – recomandat pentru locații (sediu, puncte de lucru, depozite, magazine) și pentru identificarea unică a părților în EDI NAD. GS1 afirmă că peste 2.000.000 de companii folosesc standarde GS1 la nivel global. În retailul local, GLN este „prima alegere” pentru NAD+BY (buyer), NAD+SU (supplier), NAD+DP (delivery party).
• DUNS (Dun & Bradstreet) – utilizat frecvent de grupuri multinaționale pentru master data și scoruri de risc. Dun & Bradstreet menționează peste 500 de milioane de înregistrări de entități la nivel global, ceea ce face DUNS util în consolidare și due diligence.
• CUI/VAT (ANAF) – obligatoriu în context fiscal, inclusiv RO e-Factura. VAT-ul românesc are prefix „RO” urmat de CUI (ex. RO12345678). Pentru documente fiscale EDI (INVOIC) și pentru reconcilierea cu RO e-Factura, CUI/VAT trebuie menținut și validat.

Practici recomandate în EDIFACT (NAD și referințe)

În mesaje EDIFACT, segmentul EDI NAD poartă identitatea principală (ideal GLN), iar referințele fiscale se trimit cu RFF+VA:

NAD+BY+5941234000008::9'

NAD+SU+5949999000001::9'

NAD+DP+5941234001102::9'

RFF+VA:RO12345678'

  

Explicații rapide:

• „::9” indică lista GS1 (EAN) ca autoritate de codificare pentru GLN.
• RFF+VA transportă VAT/CUI pentru partidă, facilitând controlul fiscal și reconcilierea cu RO e-Factura.
• Pentru DUNS, se utilizează în practică codul de listă corespunzător Dun & Bradstreet (de ex. 16) în compozitul C082, atunci când partenerul cere identificare DUNS.

Alinierea cu RO e-Factura (UBL/RO_CIUS)

În RO e-Factura, identificarea fiscală a părților (furnizor/cumpărător) se bazează pe CUI/VAT conform RO_CIUS. Chiar dacă în EDI operațional folosiți GLN în NAD, e esențial să păstrați un „crosswalk” intern între GLN ↔ CUI/VAT (și, unde e cazul, ↔ DUNS). Controalele de business ANAF verifică existența și validitatea CUI/VAT, iar erorile duc la respingeri ale documentelor.

Recomandări pentru mapare UBL:

• Stocați CUI (numeric) și VAT (cu prefix RO) separat în master data, dar corelate 1:1 pe entitate fiscală.
• Implementați validări automate: VIES pentru VAT intracomunitar, verificări ANAF pentru starea CUI și calitatea de plătitor TVA.
• Sincronizați nomenclatorul de sedii/puncte de lucru cu GLN-urile operative, dar emiteți e-factura la entitatea fiscală corectă (sediul social sau sediul secundar cu CUI aferent, după caz).

Capcane întâlnite în proiecte din România

• GLN lipsă pentru depozite/magazine – retailerii (ex. Kaufland, Carrefour) cer GLN pentru DP; lipsa lui duce la respingeri/desincronizări DESADV/RECADV.
• Confuzia între GLN și CUI în NAD – GLN identifică locații/entități de business; CUI/VAT este pentru fiscalitate. Combinați-le prin RFF+VA, nu „abuzând” NAD cu identificatori fiscali ca principal ID.
• Diferențe de denumire – denumirea comercială din EDI poate să nu fie identică cu denumirea legală din RO e-Factura. Normalizați master data și aplicați aceeași cheie fiscală.
• Organizații cu mai multe CUI-uri – grupuri cu entități distincte. Păstrați per entitate: GLN set dedicat, mapări clare către CUI/VAT, conturi bancare și atribute logistice.
• Validări insuficiente – fără controale de master data, apar erori în clearing (ANAF) și în recepții (retail), cu costuri directe (penalități, refacturări) și indirecte (întârzieri cash-flow).

Model operațional recomandat

• Master Data „golden record”: tabel de corelare GLN ↔ CUI/VAT ↔ DUNS per entitate și per locație, cu guvernanță clară (RACI) și workflow de aprobare.
• Conectori și validări la sursă: API ANAF/SPV pentru RO e-Factura, VIES pentru VAT, servicii GS1 pentru verificarea GLN.
• Profiluri EDI per partener: de exemplu, pentru Auchan/Mega Image, GLN în NAD, RFF+VA pentru TVA; pentru grupuri globale, adăugați DUNS când e solicitat.
• Observabilitate: loguri pe segmente NAD/RFF, alerte pentru inconsistențe, rapoarte de ratare la clearing ANAF și reject-uri EDI.

Exemplu scurt end-to-end

Comandă EDI (ORDERS) de la Carrefour România (NAD+BY cu GLN-ul Carrefour), livrare la un magazin specific (NAD+DP cu GLN de magazin), furnizor Heineken România (NAD+SU cu GLN furnizor) și RFF+VA:RO… pentru TVA. Factura corespunzătoare se emite în RO e-Factura către CUI-ul Carrefour România, respectând RO_CIUS, iar sistemul face cross-check GLN ↔ CUI din master data înainte de trimitere.

Concluzie

Un EDI NAD implementat corect în România se bazează pe GLN ca identificator operațional, CUI/VAT ca ancoră fiscală pentru RO e-Factura și, la nevoie, DUNS pentru raportare corporativă. Cheia este guvernanța master data și validările automate. Pentru IT managers, consultanți ERP și EDI, investiția într-un „crosswalk” robust GLN–CUI–DUNS și în profiluri EDI per partener reduce respingerile, accelerează reconcilierea și asigură conformitatea într-un peisaj reglementat tot mai strict.